В системе стандартов Develop-man подготовлен СТО УП «Контроль выполнения условий договора». Документ определяет общий подход к регулярному контролю действующих договоров, заключенных в рамках реализации инвестиционных и инвестиционно-строительных проектов.
Для чего потребовался документ
В процессе реализации проекта договор не должен восприниматься как документ, который проверяется только на этапе заключения или закрытия. После подписания договора необходимо регулярно контролировать, исполняет ли контрагент свои обязательства, соблюдаются ли сроки, соответствует ли результат требованиям договора и не возникла ли необходимость изменить условия договора.
Стандарт нужен для того, чтобы у ответственного менеджера был единый порядок действий: как оценивать состояние договора, какие критерии использовать для контроля, как часто проводить проверку и какие меры принимать при выявлении нарушений.
Что регулирует стандарт
СТО устанавливает, что по каждому действующему договору необходимо регулярно проводить контроль выполнения его условий. Ответственным за такой контроль является менеджер проекта либо агент заказчика, ответственный за конкретный договор.
Для определения процедуры контроля ответственный менеджер должен оценить текущее состояние договора: условия договора, объем уже выполненных обязательств, своевременность исполнения, наличие или отсутствие отставания от графика, нарушения условий договора и актуальность самих договорных условий.
После этого определяются критерии контроля. В зависимости от предмета договора это могут быть сроки выполнения работ, качество выполненных работ, соответствие товаров, работ или услуг требованиям договора, стандартам и иным установленным условиям.
Как проводится контроль
Стандарт предусматривает, что метод контроля выбирается с учетом вида товаров, работ или услуг, предоставляемых контрагентом. Это может быть проверка документации, визуальный осмотр выполненных работ, тестирование услуг или товаров, а также иные способы проверки, подходящие для конкретного договора.
Частота контроля зависит от сложности договора и вида обязательств. При этом общий принцип остается неизменным: контроль должен быть регулярным и проводиться по установленному графику.
Для договоров строительного подряда, заключенных в рамках реализации инвестиционно-строительного проекта, отдельно закреплена обязанность ежедневного контроля движения рабочей силы. Такой контроль проводится согласно СТО УП «Контроль движения рабочей силы» и является частью общего контроля выполнения условий договора.
Что делать при отсутствии нарушений
Если по итогам проверки установлено, что дальнейшая работа по договору продолжается, нарушений нет и изменение условий договора не требуется, ответственный менеджер продолжает регулярный контроль договора по установленной процедуре.
Если нарушений нет, но возникла необходимость изменить условия договора, менеджер должен инициировать оформление дополнительного соглашения либо нового приложения к договору согласно порядку изменения условий договора.
Что делать при выявлении нарушений
Если контроль показывает нарушение условий договора, стандарт предусматривает несколько возможных вариантов действий.
Ответственный менеджер может инициировать претензионно-исковую работу, удержать с контрагента неустойки, пени или штрафы через акт сдачи-приемки выполненных работ либо разработать мероприятия по исправлению ситуации. Выбор действия зависит от характера нарушения, стадии исполнения договора и последствий для проекта.
Если дальнейшая работа по договору не планируется, стандарт также определяет возможные действия. При отсутствии необходимости в договоре инициируется его расторжение. Если обязательства исполнены полностью и претензий нет, организуется процесс исполнения договора. Если обязательства исполнены, но были выявлены нарушения со стороны контрагента, инициируется претензионная работа. При критичных нарушениях или полном невыполнении обязательств возможно одновременное расторжение договора и предъявление претензии.
Мероприятия для восстановления ситуации
Отдельное значение в стандарте имеет блок действий при ненадлежащем исполнении обязательств. Если нарушение договора создает риск для графика реализации проекта, необходимо разработать дополнительные мероприятия.
Такими мероприятиями могут быть изменение условий действующего договора, заключение договора с другим контрагентом, корректировка графика реализации проекта, корректировка бюджета, устранение нарушений со стороны заказчика либо иные действия, необходимые в конкретной ситуации.
Такой подход позволяет не ограничиваться фиксацией нарушения, а переводит контроль договора в управленческое действие: выявить проблему, определить последствия и принять меры для сохранения сроков и результата проекта.
Значение для системы Develop-man
СТО УП «Контроль выполнения условий договора» формирует единый управленческий контур работы с действующими договорами. Документ связывает контроль сроков, качества, объема обязательств, договорных изменений, претензионной работы, расторжения договора и корректировки проекта.
Для системы Develop-man это важный элемент управления инвестиционно-строительным проектом, поскольку договор является не только юридическим документом, но и инструментом управления сроками, стоимостью, качеством и рисками.
Итог
Стандарт по контролю выполнения условий договора закрепляет понятный порядок регулярной проверки действующих договоров и действий ответственного менеджера при разных сценариях исполнения.
Его применение позволяет своевременно выявлять нарушения, принимать меры к контрагентам, инициировать изменение или расторжение договора, а также снижать риск отставания проекта от утвержденного графика.